Управління часом і підвищення продуктивності

Назад до Записи
як керувати часом

Управління часом і підвищення продуктивності

Управління часом і підвищення продуктивності - в сьогоднішньому світі роботи на дому багатьом підприємцям важко зберігати зосередженість і домагатися результатів. Це довкілля, або ми просто неправильно розпоряджаємося своїм часом?

Тайм-менеджмент може стати серйозною проблемою для будь-якого зайнятого засновника, особливо коли кордони між робочим часом і сімейним життям все частіше стираються (або зникають).

Однак з відповідними інструментами і тактикою ви можете подолати цю проблему і стати більш продуктивним, ніж будь-коли, навіть в самі хаотичні часи в сучасній історії.

Google Workspace для розвитку контент-маркетингу.

1. Не виконуйте багатозадачність. Керування часом.

Ви коли-небудь відчували себе фізично і морально виснаженими в кінці робочого дня, але фактично не виконували свою роботу? Якщо ви коли-небудь скаржаться, що вам не вистачає часу протягом дня, швидше за все, ви намагалися одночасно виконувати кілька завдань.

Коли ви думаєте, що виконуєте кілька завдань одночасно, насправді ви просто скорочуєте кругову діаграму кожного завдання і крадете годинник у себе. У вас є тільки певне кінцеве кількість енергії в даний день, і якщо ви один з тих підприємців, які хочуть віддавати 100% усього, що ви робите, математика просто не складається. Насправді ви в кінцевому підсумку віддаєте 10% тут, 20% там, 5% на дюжину інших завдань, а потім ще 10% вашої уваги йде на нескінченний потік повідомлень і повідомлень в соціальних мережах.

Це призводить до великих витрат на переключення, які забирають більше часу, ніж ви думаєте.

Припустимо, ви чотири рази перевіряли свої повідомлення на Facebook. Це втрачено до цілої години.

Ви перевіряєте свою поштову скриньку або Slack кожен раз, коли з'являється маленький червоний кружок? Ви втрачаєте більше часу, ніж насправді працюєте.

Більш того, якість роботи знижується, а терміни затягуються. Буде здаватися, що на виконання речей у вас йде все більше і більше часу - тому що це так. А оскільки ви вже витратили цілий день на перемикання між завданнями, ваш резервуар спорожніє до вечора.

2. Замість одного завдання

Коли ви в останній раз фокусувалися лише на ОДНІЄЇ речі протягом 30 хвилин? Або навіть 10 хвилин? Чи не дивлячись на повідомлення або електронні листи?

Незалежно від того, над чим ви працюєте, вимкніть всі відволікаючі фактори і зосередьтеся на чомусь одному протягом певного відрізка часу. Якщо потрібно, встановіть таймер. Вимкніть свій календар як «Не турбувати» ( «Не турбувати»). В налаштуваннях Slack виберіть «Призупинити повідомлення». Закрийте всі 27 відкритих вкладок браузера або просто натисніть «Нове вікно». Увімкніть свою улюблену розслаблюючу музику без лірики, щоб зануритися в атмосферу. І просто ... почни це робити.

jpg ">

3. Встановіть для себе штучні межі. Керування часом.

Один з найдієвіших способів підвищити вашу продуктивність і поліпшити управління часом - це встановити штучні обмеження. Що це означає? Підроблені терміни.

Встановлення штучних обмежень оберігає вас від попадання в пастку закону Паркінсона , Який говорить, що «робота розширюється, щоб заповнити час, Доступне для її завершення ». Ви, напевно, бачили це раніше. У кого-то в вашій команді є три завдання і восьмигодинний робочий день для їх виконання, і їм вдається розтягнути ці завдання з 9 ранку до 5 вечора. Коли ви з перших рук знаєте, що ці три завдання повинні були зайняти максимум 90 хвилин.

Що, якби у них був всього 90-хвилинний робочий день для цього? Б'юся об заклад, Tesla Cybertruck, що робота ще була б зроблена.

Робота на дому, викликана пандемією COVID-19, ще більше спростила потрапляння в пастку закону Паркінсона. Без часу на дорогу і без підносів до робочого дня, щоб змусити вас подумки розслабитися і відправитися додому, ви дійсно можете затягнути справи.

Кращий спосіб порушити закон Паркінсона і залишатися продуктивним сьогодні - це встановити штучні дедлайни. Придумайте обмеження по часу для виконання даного завдання - навіть встановіть таймер для себе.

Один з членів команди Засновника, як відомо, теж слідував цій техніці, використовуючи своє оточення в якості вбудованих тимчасових обмежень. Коли він подорожує для зйомок (коли люди могли робити такі речі), він купував тільки 30-хвилинний або 60-хвилинний Wi-Fi в літаку. Потім він поставив перед собою завдання виконати якомога більше роботи за ці 30 або 60 хвилин, і він не буде оновлювати Інтернет після того, як таймер закінчиться.

Все, що відбувається після відключення Wi-Fi, має відбуватися в автономному режимі на робочому столі. Це дозволить вам зосередитися на поточному завданні і не відволікати себе різними вкладками, повідомленнями та електронними листами.

Ви будете здивовані, як багато ви зможете зробити, якщо встановите фіктивні обмеження і створите міні-спринт.

4. Використовуйте техніку помідора. Керування часом

Техніка Помідора - це особливий метод тайм-менеджменту кінця 1980-х, який використовує таймер для розбивки роботи на невеликі гіпер-продуктивні міні-спринти. Зазвичай це 25-хвилинні інтервали, розділені короткими перервами.

LifeHacker описує покрокові інструкції щодо ефективного використання Техніки Помідора:

  1. Виберіть завдання, яке потрібно виконати
  2. Встановіть Помідор на 25 хвилин (Помідор - це таймер)
  3. Працюйте над завданням, поки не задзвонить Помідор, потім покладіть чек на свій аркуш паперу.
  4. Зробіть невелику перерву (5 хвилин в порядку)
  5. Кожні 4 Помідора роблять більш тривалу перерву

Ви навіть можете використовувати онлайн-інструменти, такі як Tomato Timer, або безліч додатків, щоб зробити цю тактику ще простіше.

 

5. Спробуйте ефект Зейгарник. 

Існує психологічна теорія, згідно з якою перервану діяльність легше згадати і повернутися до неї. Це називається ефектом Зейгарник. Вважається, що у вас більше шансів згадати незавершене завдання, ніж виконане.

Литовський психолог Блюма Зейгарник виявив цей ефект , Спостерігаючи за поведінкою офіціантів в кафе. Згідно з дослідженням, офіціанти мали більше шансів запам'ятати деталі відкритих вкладок, ніж клієнти, яким вже заплатили.

Як можна використовувати ефект Зейгарник для підвищення продуктивності підприємця? Що ж, якщо ви з усіх сил намагаєтеся вирішити це завдання або виявляєте, що відкладаєте рішення конкретної проблеми, зробіть перерву. Відійдіть від нього на п'ять хвилин. Тоді повернися до цього.

Ви можете просто освіжитися і зможете більш ефективно працювати над цим, тепер, коли ви залишили квиток відкритим і отримали можливість подумати над ним підсвідомо і без тиску.

6. Знайдіть свій «Six Pack» . Керування часом.

Ні, ми не говоримо про те, щоб розслабитися і розслабитися. «Six-Pack» - це авіаційний термін, що позначає приладову панель з основними льотними приладами в кабіні літака. Незважаючи на те, що є мільйон речей, якими можна маніпулювати одночасно у час польоту, зазвичай є шість інструментів, які надають найбільш важливі дані (швидкість польоту, висотомір і т. Д.). Пілот може зосередитися на цих шести приладах, щоб все йшло гладко.

Арі Майзель також є навченим пілотом. Він радить думати про своє бізнесі як про літак, коли мова йде про зосередження уваги.

«Як засновнику, вам потрібно спробувати знайти свою версію Six-Pack. Те, що що б не трапилося, ви зосередитеся на просуванні свого бізнесу, Навіть на один відсоток ».

Який у вас Six-Pack в вашому бізнесі? Ось на що вам слід витратити свою енергію. Для всього іншого, що не сприяє досягненню цієї цілі або KPI, просто усуньте відволікаючі фактори.

Читайте також:  Закон попиту і пропозиції

7. Покладіть телефон в іншу кімнату. 

Ви можете переконати себе в тому, що у вас немає залежності від смартфона, але давайте будемо чесними - кожен підприємець любить. Цей невеликий інструмент потенційно є одним з найпотужніших для ведення онлайн-бізнесу, Який коли-небудь існував. Ключове слово: потенційно.

Насправді залежність від смартфона - це неприємність і шкодить продуктивності.

Навіть просто перевіривши свій телефон протягом двох секунд і обробивши нове повідомлення, потрібно до 23 хвилин, щоб повернути вашу увагу.

Вірний спосіб позбутися від цього постійного відволікання - залишити смартфон в іншій кімнаті.

Спробуйте це протягом декількох годин, коли ви почнете працювати завтра. До обіду ви будете приємно здивовані тим, наскільки зосередженими та успішними ви себе відчуваєте.

8. Майстер асинхронного зв'язку 

асинхронна комунікація (Або для стислості «Асинхронний») - це сильно недооцінюємо поведінку продуктивності, яке може докорінно змінити спосіб ведення вашого бізнесу. Це означає спілкування з вашою командою НЕ в режимі реального часу, а шляхом «передачі м'яча вперед і назад».

Блог Doist резюмує це найкраще : «Простіше кажучи, асинхронне спілкування - це коли ви відправляєте повідомлення, не чекаючи негайної відповіді ».

  • Асинхронний приклад 1: ви відправляєте комусь електронного листа. Вони відповідають на наступний день, коли найкраще впораються з цим завданням.
    Асинхронний приклад 2: ви відправляєте відео-брифінг Ткацький верстат для члена команди, що знаходиться в іншому часовому поясі, в години його сну. Коли вони прокидаються і починають працювати, вони дивляться ткацький верстат і починають працювати над проектом - коментуючи будь-які питання. Потім ви можете приступити до асинхронним відповідей на їхні запитання при першій же можливості.

Звичайно, є деякі види зв'язку, які все ще мають бути синхронними (також відомими як «Синхронізація») - коли людина, з яким ви говорите, негайно відповідає в режимі реального часу.

Багато людей як і раніше вважають, що творча співпраця і рішення проблем як і раніше найкраще проводити «в одній кімнаті». Однак тепер, коли в багатьох місцях по всьому світу ми буквально не можемо перебувати в одній кімнаті через карантин і соціального дистанціювання, багатьом підприємцям доводиться переглядати свої комунікаційні стратегії.

  • Приклад синхронізації 1: жива зустріч в тій же кімнаті (або інструмент для відеоконференцзв'язку).
  • Приклад синхронізації 2: бесіда в реальному часі в чаті Slack.

Важливо подумати про те, які комунікації в ваш робочий день потенційно можуть стати асинхронними, і скасувати ці зустрічі зі свого календаря. І плануйте синхронну зв'язок тільки тоді, коли це абсолютно необхідно.

Кожен раз, коли збори Календаря Google скасовується і замінюється асинхронним повідомленням або 5-хвилинним відео Loom, ангел отримує свої крила.

9. Уникайте втоми від рішень

Фактично, відмова від рішень в цілому поверне вам масу розумових здібностей.

Джек Дорсі, співзасновник Twitter і Square, явно не любить приймати рішення і часто дає можливість своїй команді приймати ключові рішення без нього. «Колишній співробітник Square сказав, що Дорсі «думав, що ідеальна зустріч - це та, на якій йому не потрібно нічого говорити» ».

Як підприємець, ви, ймовірно, весь день приймаєте рішення. І до того часу, коли ви зіткнетеся з дійсно важливою проблемою, ви вже витратили всю свою енергію на прийняття рішень на дрібні завдання і другорядні рішення.

Втома від рішень реальна. Може здатися, що до кінця дня в вашому ментальному резервуарі більше немає палива, і ваш мозок напружується навіть при думці про ще одну річ, за яку ви відповідаєте.

Постарайтеся приймати менше рішень і покладіть на свою команду (особливо тих, хто готується до керівної ролі) відповідальність за прийняття більшої кількості цих рішень.

Ви можете запитати: «Але як я можу довіряти людям приймати правильні рішення без мене? »

 

10. Классифицируйте рішення як оборотні або необоротні.

Якщо вам абсолютно необхідно прийняти рішення самостійно, подумайте про те, наскільки важливо це рішення витратити розумову енергію. Цілком можливо, що більшість рішень в конкретний день можна буде прийняти швидко за кілька секунд без будь-якого ризику. Іншими словами, ви, ймовірно, занадто багато турбувалися про це.

Фарн-стріт розкриває цей принцип оборотних і необоротних рішень, демонструючи сітку того, як ви повинні думати про кожному рішенні.

Якщо рішення є оборотним - наприклад, повідомлення в соціальній мережі, яке ви можете швидко і легко видалити, або чернетка статті в блозі, який ви завжди можете відредагувати, - вам слід витратити мінімум часу на його обдумування. Просто «продовжуйте рух швидко і ламайте речі», і ви позбавите себе від розумового напруження, пов'язаного з занепокоєнням про те, що можна легко виправити.

якщо рішення необоротно - наприклад, відправка електронного листа 2 мільйонам передплатників - ви можете витратити частину своєї енергії на те, щоб переконатися, що воно правильне. Більш того, якщо рішення є незворотних І послідовним - наприклад, підписання великого контракту або п'ятирічна оренда офісу - ви напевне захочете витратити на нього деякий час.

Джефф Безос поглиблюється в цей підхід до прийняття рішень в одному зі своїх листів акціонерам:

«Деякі рішення є послідовними і незворотними або майже незворотними - це двері з одностороннім рухом - і ці рішення повинні прийматися методично, обережно, повільно, з великим обмірковуванням і консультаціями. Якщо ви йдете і вам не подобається те, що ви бачите на іншій стороні, ви не зможете повернутися туди, де були раніше. Ми можемо назвати ці рішення Типом 1. Але більшість рішень не такі - вони мінливі, оборотні - це двері з двостороннім рухом ». 

За словами Безоса, цей другий тип рішення «можна і потрібно приймати швидко».

Спробуйте так думати про своїх рішеннях і подивіться, наскільки швидко ви зможете приймати оборотні.

11. Власний календар

Кріс Діксон, партнер і інвестор a16z, одного разу сказав: «Ваш поштовий ящик - це список справ, створений іншими людьми». Занадто багато людей ставляться до свого аккаунту G-Suite реактивно, а не проактивно.

прийшов час взяти під контроль. Скажіть «Ні» наступного календарного запрошення. Відкладіть неважливі електронні листи на більш пізній термін, щоб краще їх вирішити. використовуйте «3 D», щоб дістатися до нульового поштової скриньки , І тримайте свій Календар Google подалі від непотрібних зустрічей, в яких вам не потрібно брати участь.

Ця рада дуже простий, але, тим не менш, важливий. Керуйте своїм календарем і своїм часом. Він належить вам і нікому іншому.

jpg ">

12. Не їжте жабу

У деяких радах по продуктивності йдеться, що ви повинні насамперед взятися за найскладнішу, лякаючу завдання вранці, щоб все інше було легше звідти - вираз, відоме як «з'їсти жабу». Насправді це не рекомендується для оптимальної продуктивності.

Поїдання жаби може виснажити вашу енергію на початку дня, що призведе до невдачі днем.

Замість того, щоб спочатку виконувати найскладнішу задачу, ви повинні робити те, що вам найбільше вдається. Чи є завдання, яке ви відкладаєте на потім і гальмує вашу команду? Зробіть це в першу чергу і викиньте це з голови.

Після того, як ця задача буде виконана, ви можете повернути собі контроль над своїми пріоритетами і часом.

Читайте також:  Як відкрити інтернет-бутік?

13. Забудьте про складні ранкових заняттях і рясних здорових сніданках.

Вам не обов'язково є щільний сніданок або робити складний смузі, який ви бачили в Instagram щоранку.

Ще одна помилка щодо продуктивності полягає в тому, що вам потрібно рано вставати і мати твердий ранковий розпорядок, щоб мотивувати себе. Хоча ранковий розпорядок дійсно допомагає вам підготувати свій день до успіху, оскільки ви вже відзначили кілька полів в своєму списку справ (наприклад, заправити ліжко, прийняти душ, приготувати каву, подихати свіжим повітрям або зайнятися спортом), це не обов'язково мати один.

Якщо постійний ранковий розпорядок дозволяє вам продуктивно працювати, продовжуйте це робити. Але деякі засновники вважають, що нічна рутина може бути не менш ефективною.

14. Спробуйте замість цього нічний розпорядок дня. Керування часом.

Нічний розпорядок має на увазі підготовку до наступного робочого дня, щоб з ранку відразу почати ефективний робочий процес. Це може спричинити за собою очищення вашої поштової скриньки і Slack, установку трьох головних пріоритетів на завтра, 30-хвилинну медитацію і навіть установку нагадування перед сном у вашому календарі, коли потрібно вимкнути пристрої та розслабитися.

Замість того, щоб входити в систему в AM і витрачати першу годину дня на те, щоб обмірковувати свої пріоритети, у вас вже є їх намітки, і ви можете витратити цей час на те, щоб дійсно зробити справи.

Більш того, регулярне час відходу до сну покращує якість сну, так що ви можете прокидатися більш відпочив і готовим до роботи.

15. Знайдіть своє піковий час

Ви жайворонок чи сова? Ви коли-небудь відчували себе винуватими через те, що не були включені до звичайне робоче час з 9 до 5? Ти не самотній.

У всіх своє «пікове час»Або« час потоку », тобто період 60-90 хвилин протягом дня, коли ви знаходитесь в ідеальному стані. Ваш мозок працює на всю котушку, ви без зусиль фокусуєтесь на лазері, і вас просто неможливо заплутати.

Для деяких пік може припадати на ранній ранок. Для інших, може бути, вже опівдні. Інші можуть виявитися в своїх кращих проявах о 23:00 і відразу після півночі, зробивши за цей час більше, ніж за весь попередній день.

А поки трохи подумайте про те, в яке час дня ви зазвичай перебуваєте «в зоні», і постарайтеся не планувати на це час ніяких чорних справ або зустрічей.

16. Не одягайтеся для успіху

Стара прислів'я говорить: «Одягайся для успіху». В даний час в світі віддаленої роботи після COVID важливіше одягатися комфортно.

Це стає ще більш невід'ємною частиною трудового життя, особливо зараз, коли більшість людей працюють вдома. Піжами, худі, шорти, шльопанці - все, що дозволить вам домогтися найкращого результату. (Звичайно, якщо у вас є важливий відеодзвінок із потенційним клієнтом або партнером, ви можете надіти що-небудь презентабельне з плечей).

Збереження простоти гардероба також допомагає уникнути втоми від рішень , Про що згадувалося раніше.

Наприклад, колишній президент США Барак Обама носить тільки два типи костюмів: сірий або синій. Далі він пояснює: «Простий акт прийняття рішень знижує здатність приймати подальші рішення ... Вам необхідно зосередити свою енергію на прийнятті рішень».

Крім вивільнення енергії, ви також звільніть час. Кожна хвилина менше, яку ви витрачаєте на занепокоєння про те, що ви збираєтеся надіти, - це додаткова хвилина, яку ви можете зробити для чогось важливого.

Ця концепція працює не тільки в одязі, а й у багатьох відношеннях, щоб зберігати концентрацію і повернути вам свої розумові здібності. Зведіть до мінімуму кількість рішень, які вам потрібно прийняти за день, і ви станете набагато ефективніше.

jpg ">

17. Відділити робоче місце від сімейного життя . Керування часом.

Іноді недостатньо використовувати цифрові інструменти, щоб розділити ваше час і увагу. Можливо, вам доведеться фізично відокремитися від стресових відволікаючих чинників, особливо при роботі з дому.

Ви бачите, як тарілки скупчуються в раковині. Брудна білизна дивиться на вас з кутка кімнати. Щоденний цикл новин звучить «на задньому плані» по телебаченню. Ці відволікаючі фактори відволікають вашу увагу до такої міри, що ви додаєте купу недільних домашніх справ в свій список справ на робочий день.

У таких випадках краще фізично поміняти кімнату і створити окреме робоче простір, відмінне від іншої частини вашого сімейного життя.

Є багато порад по створенню ідеального домашнього робочого місця для фрілансерів і підприємців. Все, що вам потрібно прямо зараз, - це прийняти рішення дійсно зробити це - створити унікальне робочий простір, яке поставить стіну між вами і брудним посудом або, по крайней мере, відведе вас від кухні.

18. Зробіть три справи до обіду. Керування часом.

Ця рада по підвищенню продуктивності виходить від Майкла Карнджанапракорна, співзасновника платформи онлайн-навчання Skillshare, а з недавніх пір - засновника Otis, інвестиційного інструменту для альтернативних активів на основі блокчейна. У Skillshare однієї з щоденних мантр під керівництвом Карнджанапракорна було «виконати три справи до обіду». Вони не повинні були бути важливими - просто те, що було в вашому списку справ, щоб просунути стрілку вперед.

Легко виявити, що читаєте статті або губитеся в поштовій скриньці протягом першої половини дня, а потім до обіду ви можете відчути себе незадоволеним. Після цього тиск збільшується, і весь день ви відчуваєте себе позаду. Метод «три речі перед обідом» усуває ці почуття, тому що ви вже відзначили деякі зі своїх завдань, а потім винагородили себе їжею і перервою.

19. Якщо ви сумніваєтеся, просто отримати що - то Зроблений

Усе ще не впевнені, що ці методи підвищення продуктивності підходять вам? Ви продовжуєте відчувати себе непродуктивним? Якщо є сумніви, просто зробіть що-небудь. Дія краще досконалості.

Дослідження показали, що мозок отримує дозу дофаміну, коли ставить галочку навпроти завдання. Ще одна причина розбити роботу на більш дрібні частини за допомогою системи канбан, щоб ви могли отримувати невеликі успіхи кожного разу, коли переміщаєте картку Trello вперед або помечаете завдання Asana як «виконану».

Одна година робити щось більш цінне, ніж 10 годин роздумів про це.

20. Оптимізація, автоматизація, аутсорсинг

Деякі засновники стверджують, що набір рад і тактик - це не відповідь на продуктивність, і що вам дійсно потрібна ціла покрокова система, щоб виграти час і зосередитися. Арі Майзель - один з таких підприємців, і його метод OAO (Оптимізація, Автоматизація, Аутсорсинг) довів, що він змінює життя.

Коротко про концепцію OAO: 

  1. Оптимізація - перевіряйте всі свої системи і процеси і оптимізуйте їх до такої міри, щоб їх міг робити будь-який член вашої команди, так що вам більше не доведеться.
  2. Автоматизація. Потім автоматизуйте все, що можливо, тепер, коли всі системи і процеси намічені. Для цього є безліч інструментів без коду, таких як Zapier .
  3. Аутсорсинг - нарешті, після того, як ви оптимізували і автоматизували, тепер ви можете передати на аутсорсинг все, що залишилося. Це включає в себе оренду віртуального помічника або делегування повноважень члена команди, і система Арі точно розповість, як це зробити ефективно.

Ваш помічник в бізнесі рекламно-поліграфічна компанія "АБЕТКА"

(050) 462-02-45

 

Поділитися цим записом

Додати коментар

Назад до Записи
Русский Українська